Sammanfattningen gäller Microsoft 365- och Office-produkter, till exempel Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint och Word som har utformats för att hjälpa våra kunder uppnå mer. En fullständig lista över de produkter som omfattas av den här sekretessinformationen finns i Sekretessinställningar som är tillgängliga för Office-produkter.

Microsoft strävar efter att bli mer transparenta med våra kunder och ge dem mer kontroll över sina data. Som en del av det här arbetet har vi flyttat våra stora produkter och tjänster till en modell där personliga uppgifter som vi har samlat in från kunder när de använder sina enheter klassificeras som obligatoriska eller valfria. Det gör det enklare för våra kunder att hitta information om de data vi samlar in och hur vi använder dem, samt kunna fatta välgrundade beslut kring deras sekretess.

I den här artikeln får du en översikt över vilka typer av data som är obligatoriska och valfria, vilka olika kategorier av personliga uppgifter som samlas in av programmen och hur våra kunder kan ändra sina sekretessinställningar för att anpassa data de delar med Microsoft.

Data i den obligatoriska kategorin är nödvändiga för att hålla våra produkter uppdaterade, säkra och för att de ska fungera som förväntat. Alla data som krävs omfattar saker som typen och versionen av en kundsenhet så att vi kan ge anslutningsbarhet till våra molntjänster och säkerhetskorrigeringar för att hålla våra upplevelser säkert och säkrare och diagnostikdata som hjälper oss att upptäcka betydande funktionsfel.

I vissa fall kan en kund kontrollera om obligatorisk data samlas in genom att bestämma om du ska använda de produktfunktioner eller funktioner som är beroende av datan. Om till exempel en företagskund använder Word med dokumentlagring och samarbete i molnet kommer vi att samla in de data som krävs för att hålla medarbetarnas dokument säkra och synkroniserade på alla deras enheter.

När du använder tjänster med Microsoft 365-applikationer, till exempel infoga en bild i en PowerPoint-bild eller uppdatera till den senaste versionen av Excel, skickas data till och bearbetas av Microsoft för att ge dig den funktionen. Dessa data, som vi kallar obligatoriska tjänstdata, är nödvändiga för att Microsoft ska kunna leverera den här funktionen, vilket hjälper till att säkerställa att den är säker, uppdaterad och fungerar som förväntat.

Anslutna upplevelser, Microsoft 365 Copilot och viktiga tjänster genererar alla nödvändiga tjänstdata när du interagerar med Microsoft 365-applikationer.

Nödvändiga tjänstdata är inte en specifik datatyp, till exempel kunddata eller personliga uppgifter (som definieras i Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA)). I stället är det en allmän beskrivning för alla data som krävs för att bearbetas när interagerar med en tjänst via Microsoft 365-applikationer. Den består av följande distinkta element: tjänstanrop, innehåll och tjänstrelaterade diagnostikdata.

Mer information, inklusive exempelscenarier för data som samlas in och skickas till Microsoft, finns i Obligatoriska tjänstdata för Microsoft 365-produkter.

För anslutna upplevelser och Microsoft 365 Copilot kan du använda våra befintliga sekretesskontroller och inställningar för att förhindra att nödvändiga tjänstdata samlas in och skickas till Microsoft.

För viktiga tjänster samlas nödvändiga tjänstdata alltid in och skickas till Microsoft. Du kan inte inaktivera dessa viktiga tjänster eftersom de är nödvändiga för hur Microsoft 365-applikationer fungerar.

Data i den valfria kategorin är inte nödvändiga eller absolut nödvändiga för att klientprogramvaran ska vara säker, uppdaterad eller fungera som förväntat. Valfria data innefattar sådant som vilka bilder som människor väljer att använda i vårt bild bibliotek i Word, så att vi kan ge bättre bild alternativ och information om hur lång tid det tar för en PowerPoint-bild att visas, så att vi kan förbättra vår programvara.

Eftersom valfria data inte är nödvändiga för att tillhandahålla programmen kan kunderna bestämma om de vill tillåta oss att samla in den här typen av data. Hemanvändare kan fatta det här beslutet under den första installationen av programmen eller efter konfigurationen med hjälp av de sekretessinställningar som är tillgängliga i programmen. I arbets- eller skolmiljöer finns det verktyg som är tillgängliga för administratörer för att fatta detta beslut för organisation.

Även om du inte behöver dela valfria data kan dessa data hjälpa oss att utveckla nya och förbättrade upplevelser för våra kunder. Vi vill att våra kunder ska dela dessa data med oss, men programmen fortsätter att fungera som förväntat oavsett vad de bestämmer. Det här är våra kunders data och vi strävar efter att ta hänsyn till de beslut de gör med deras sekretess.

Microsoft tillhandahåller Visningsprogram för diagnostikdata så du kan se vilka diagnostikdata som samlas in när du använder programmen för både obligatoriska och valfria diagnostikdata.

Vilka sekretessinställningar som är tillgängliga för kunder beror på om kunden är inloggad med ett Microsoft-konto (till exempel en personlig outlook.com e-postadress) eller med ett arbets- eller skolkonto. Läs mer om de olika inställningarna för att styra dina personliga data:

• Få åtkomst till sekretessinställningarna för ditt konto
• Microsoft Sekretesspanelen

I organisationer styr administratörer om obligatoriska eller valfria diagnostikdata ska skickas till Microsoft. De kan också styra vilka anslutna upplevelser som är tillgängliga för användarna. Läs mer om de olika alternativ som är tillgängliga för administratörer för hantering av sekretessinställningar i organisationer:

• Översikt över sekretesskontroller för Microsoft 365-applikationer för företag
• Använd principinställningar för hantering av sekretesskontroller för Microsoft 365-applikationer för företag
• Använda inställningar för hantering av sekretesskontroller för Office för Mac
• Använda inställningar för hantering av sekretesskontroller för Office på iOS-enheter
• Använda principinställningar för att hantera sekretesskontroller för Office på Android-enheter
• Använd principinställningar för att hantera sekretesskontroller för Office för webbprogram

De flesta inställningar är tillgängliga oavsett om programmen används på Windows-, Mac-, Android- eller iOS-enheter.

Läs mer om hur vi vanligtvis samlar in och använder data:

• Microsofts sekretesspolicy
• Sekretess hos Microsoft