Del curso: Fundamentos de las compras

La importancia de los KPI en los procesos de compra

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La importancia de los KPI en los procesos de compra

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Un KPI, acrónimo de «Key Performance Indicator» en inglés, es un indicador cualitativo o cuantitativo que nos ayuda a medir el rendimiento del proceso, en este caso de compras. Los KPI deben ser inteligentes, «smart», en inglés, lo que nos ayuda a recordar las cinco características que han de tener: ESPECÍFICO MEDIBLE, ALCANZABLE, REALISTA y MEDIBLE EN EL TIEMPO. Los KPI se reflejan en un cuadro de mando, donde de forma fácil, intuitiva y rápida se pueden visualizar todos al mismo tiempo. Esto nos permite tener control y hacer seguimiento a los procesos de compra. Para medir el desempeño de los departamentos de compras hay muchos, yo voy a compartir una lista de los que me han resultado más útiles en mi carrera. Podemos dividirlos en tres grandes grupos. KPI relacionados con la calidad, KPI relacionados con las entregas, KPI relacionados con los costes. KPI relacionados con la calidad. Ratio de cumplimiento. Nos ayuda a medir cómo se ajustan las condiciones acordadas a la realidad. Algunas métricas que pueden utilizarse son el precio pagado versus el ofertado o el número de facturas donde ha habido alguna incidencia. Ratio de defectos del proveedor. Nos permite evaluar la calidad individual de cada proveedor, incluso se puede ser más específico y anotar los tipos de defectos que nos ayudarán después a tomar acciones. Se suele medir en defectos por millón. Precisión de las órdenes de compra. Nos ayuda a medir si los proveedores están entregando lo que les es pedido y si estas entregas llegan en el tiempo adecuado. En este caso, las métricas pueden ser bien el número de productos entregado fuera de las condiciones de servicio prestablecidas o el porcentaje de entregas erróneas sobre el número de órdenes en un periodo de tiempo. KPI relacionados con las entregas. Ratio de compras de emergencia. Las compras de emergencia se ejecutan cuando se ha hecho una mala planificación y se necesita adquirir algún producto para prevenir una rotura de stock. Si se reducen estas compras de emergencia, se reducen costes, se mejora la planificación y se evitan ciertos riesgos de roturas de stock. «Lead time» de la empresa proveedora. Es decir, el tiempo que pasa desde que la empresa recibe una orden hasta que es entregada. Se suele medir en días. Ciclo de la orden de compra. Es decir, el tiempo que transcurre desde que se recibe la necesidad del cliente interno hasta que se hace la orden de compra al proveedor. Disponibilidad del proveedor. Mide la capacidad del proveedor a responder a una orden de emergencia. Suele medir el ratio entre el número de veces que el producto está disponible entre el número de veces que se pide. KPI relacionados con costes. Coste promedio de procesamiento de pedido. Se tiene en cuenta el tiempo total empleado desglosado por tareas y la cantidad de empleados involucrados en cada paso convertido a unidades monetarias. El ROI de «procurement» nos permite determinar la rentabilidad y la eficiencia en costes de la inversión de «procurement». Suele calcularse como los ahorros anuales entre el coste anual del «procurement», es un KPI de uso interno, normalmente. Reducción de costes. Este KPI compara los costes actuales con los anteriores e identifica en qué categorías ha cambiado. También identifica áreas en las que mejorar procesos y políticas. Quizá en tu empresa no sean los que se utilicen, no te preocupes, solo deberías preocuparte si no se mide nada porque seguro que has escuchado la frase de: «Si no se mide, no se puede mejorar», la gran William Thomson Kelvin, preocúpate de que tu organización se mida, y se mida bien y a partir de esos números trabajar en ir mejorándolos.

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