Cara mengidentifikasi dan mengurangi risiko dalam organisasi teknologi dan mengembangkan strategi manajemen risiko

Apa itu Manajemen Risiko?

Manajemen risiko bukan hanya kata kunci. Ini adalah bagian integral dari setiap bisnis, lembaga pemerintah, pengalaman hidup, dan rumah. Tapi apa itu manajemen risiko? Ini adalah cara berpikir tentang masa depan untuk membuat keputusan yang lebih baik sekarang. Manajemen risiko adalah keterampilan penting yang membantu Anda mengelola risiko yang dapat Anda kendalikan dan risiko yang berada di luar kendali Anda. Ini juga merupakan cara untuk menghindari beberapa kesalahan paling umum yang dilakukan bisnis dan individu.

Untuk mengelola risiko secara efektif, Anda perlu memahami apa itu dan bagaimana pengaruhnya terhadap keputusan Anda. Anda akan menemukan referensi di halaman ini untuk membantu Anda mengelola risiko secara efektif. Dari memahami cara menilai risiko hingga praktik terbaik untuk mengelolanya, kami akan mulai menggali bidang keahlian manajemen risiko untuk bisnis.

Tentukan dan Identifikasi Risiko

Risiko adalah kemungkinan sesuatu akan berdampak buruk akan terjadi di masa depan. Ketika Anda membuat keputusan, selalu ada risiko yang terlibat. Anda tidak dapat menghindari risiko sepenuhnya, tetapi Anda dapat mengelolanya dengan lebih baik. Untuk mengelola risiko secara efektif, Anda perlu memahami apa itu dan bagaimana pengaruhnya terhadap keputusan Anda. Anda juga perlu tahu cara menilai kemungkinan hasil yang berbeda dan potensi dampaknya terhadap bisnis atau kehidupan pribadi Anda. Risiko didasarkan pada persepsi Anda tentang masa depan, yang berarti sulit untuk menilai secara akurat. Dalam banyak kasus, manajemen risiko adalah tentang membuat keputusan tentang apa yang tidak boleh dilakukan seperti halnya tentang mengambil tindakan. Manajemen risiko adalah proses yang melibatkan pengambilan keputusan berdasarkan kemungkinan kemungkinan hasil. Anda tidak dapat menghindari risiko sepenuhnya, tetapi Anda dapat mengelolanya dengan lebih baik.

Analisis risiko dengan menghitung biaya implementasi terhadap apa yang bisa terjadi jika Anda tidak mengatasi risiko.

Buat daftar semua risiko Anda dan kemudian analisis dengan menghitung biaya implementasi terhadap apa yang bisa terjadi jika Anda tidak mengatasi risikonya. Tentukan probabilitas bahwa setiap risiko akan terjadi, serta dampaknya terhadap bisnis atau kehidupan pribadi Anda. Prioritaskan risiko Anda berdasarkan kemungkinan dan dampak sehingga Anda dapat memfokuskan sumber daya Anda pada tempat yang paling efektif.

Misalnya, jika Anda memiliki proyek yang akan menelan biaya $10.000 dan dapat melebihi anggaran sebesar $2.000, maka risikonya hanya 1.5%. Anda juga harus mempertimbangkan kemungkinan setiap risiko terjadi dan seberapa besar dampaknya. Saat Anda menganalisis risiko, pastikan untuk mempertimbangkan:

• Probabilitas terjadinya peristiwa tertentu
• Dampak yang akan ditimbulkannya jika peristiwa itu benar-benar terjadi
• Seberapa besar kemungkinan risiko akan terjadi?
• Apa dampaknya pada bisnis atau kehidupan pribadi Anda jika itu terjadi?
• Bagaimana Anda bisa meminimalkan atau menghilangkan risiko tersebut?
• Apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi kemungkinan risiko ini terjadi dan mengurangi dampaknya?
• Konsekuensinya jika peristiwa ini benar-benar terjadi.

Ini adalah langkah terpenting dalam manajemen risiko. Anda perlu tahu apa kemungkinan hasil dan seberapa besar kemungkinannya terjadi. Jika Anda tidak memiliki pemahaman yang kuat tentang hal ini, maka akan sulit untuk membuat keputusan tentang tindakan apa yang harus diambil sebagai tanggapan. Manajemen risiko adalah cara untuk mengidentifikasi dan mengurangi kemungkinan hasil negatif. Anda mungkin pernah mendengar ungkapan "kegagalan bukanlah pilihan", tetapi itu tidak berarti Anda harus menghindari mengambil risiko. Jika Anda tidak mengambil risiko apa pun, maka Anda tidak akan dapat mencapai sesuatu yang hebat.

Jika biaya pengelolaan risiko lebih rendah daripada biaya penerapan solusi, maka Anda dapat mengabaikannya dengan aman. Jika risiko terlalu besar untuk diabaikan, maka Anda perlu mengembangkan rencana untuk menghadapinya.

Mengembangkan strategi untuk mengurangi dan mengelola risiko ini

Strategi manajemen risiko Anda penting karena dapat membantu Anda menghindari atau mengurangi dampak risiko yang teridentifikasi(s). Strategi mitigasi adalah rencana yang mengurangi kemungkinan hasil yang tidak diinginkan, sedangkan rencana kontingensi adalah rencana cadangan yang memungkinkan Anda untuk pulih jika terjadi kesalahan. Anda dapat mengambil banyak pendekatan berbeda untuk mengurangi risiko, tergantung pada situasi unik Anda dan sumber daya yang tersedia. Beberapa strategi umum meliputi:

• Terima: Rencanakan skenario terburuk dengan mengembangkan rencana tindakan jika terjadi dan kelola masalah jika terjadi
• Transferrisiko kepada pihak lain: Membeli asuransi atau dengan memberikan tanggung jawab mitigasi kepada orang lain
• Mengurangi: Kurangi paparan risiko Anda dengan membuat perubahan dalam perilaku, operasi, atau produk Anda. Beberapa contohnya termasuk mengubah rencana perjalanan jika Anda khawatir sakit saat berlibur atau mengganti pemasok jika ada masalah dengan salah satunya.
• Mengurangi: Kurangi kemungkinan konsekuensi negatif ketika terjadi dengan memiliki cadangan. Mengurangi kemungkinan hasil negatif melalui perencanaan, persiapan, dan pelatihan yang cermat
• Menghindari: Menghindari risiko sama sekali dengan tidak melakukan aktivitas tertentu adalah taruhan terbaik Anda untuk mengurangi kemungkinan risiko akan menjadi masalah

Jika Anda mengelola risiko bagi orang-orang, maka penting juga untuk menyadari bahwa orang tidak semuanya sama. Orang-orang bervariasi dalam kekuatan dan kelemahan mereka, jadi tidak ada yang namanya satu ukuran untuk semua dalam hal berurusan dengan berbagai jenis kepribadian.

Mengidentifikasi risiko utama di berbagai bidang operasi bisnis

Setelah Anda mengidentifikasi risiko Anda, penting untuk memahami area operasi Anda yang paling mungkin terpengaruh oleh risiko tersebut. Misalnya, jika pemasok gagal mengirimkan tepat waktu, apa dampaknya terhadap kemampuan perusahaan Anda untuk memenuhi komitmennya? Jika seorang karyawan sakit atau terluka saat bepergian untuk bisnis, bagaimana hal ini akan mempengaruhi produktivitas? Mengembangkan pemahaman yang luas tentang fungsi utama dan lintas fungsi bisnis adalah cara yang baik untuk memahami di mana risiko terbesar berada di organisasi Anda. Ini juga membantu Anda mengembangkan strategi untuk mengelola risiko yang kemungkinan besar berdampak pada kemampuan Anda untuk menjalankan misi Anda. Berikut adalah ikhtisar singkat tentang beberapa area umum di mana risiko dapat muncul dan bagaimana Anda dapat mengidentifikasinya.

Sistem komputer dan risiko jaringan

Risiko ini biasanya melibatkan kehilangan atau kerusakan data, akses tidak sah ke sistem atau informasi, dan masalah kinerja sistem. Misalnya, jika jaringan komputer Anda mati untuk waktu yang lama, Anda mungkin kehilangan bisnis karena pelanggan tidak dapat menghubungi telepon untuk melakukan pemesanan. Jika peretas mendapatkan akses ke data pelanggan sensitif yang disimpan di server Anda dan menggunakannya untuk tujuan penipuan, itu dapat mengakibatkan kerugian finansial yang signifikan serta publisitas buruk bagi perusahaan Anda.

Risiko orang dan komunikasi

Risiko ini sering kali melibatkan pelanggaran karyawan, seperti pencurian, penipuan, atau penggelapan. Mereka juga melibatkan hilangnya karyawan kunci karena pensiun, pengunduran diri atau kematian. Misalnya, jika peretas mendapatkan akses ke data pelanggan sensitif yang disimpan di server Anda dan menggunakannya untuk tujuan penipuan, itu dapat mengakibatkan kerugian finansial yang signifikan serta publisitas buruk bagi perusahaan Anda. Hal ini juga dapat terkait dengan kehilangan atau kerusakan data, akses tidak sah ke sistem atau informasi, masalah kinerja sistem, dan pelanggaran karyawan (misalnya, pencurian).

Risiko perlindungan data

Dapat terkait dengan kehilangan atau kerusakan data, akses tidak sah ke sistem atau informasi, masalah kinerja sistem, dan pelanggaran karyawan. Masalahnya adalah bahwa risiko perlindungan data sering kali berjalan seiring dengan jenis risiko lain yang disebutkan di atas. Misalnya, jika seorang karyawan kehilangan laptop yang berisi informasi sensitif pelanggan saat bepergian antara dua kota, ini dapat mengakibatkan kerugian finansial serta publisitas buruk bagi perusahaan Anda.

Kerugian aset fisik dan risiko liabilitas

Dapat dikaitkan dengan hilangnya aset fisik (seperti komputer dan server), kerusakan yang terjadi pada fasilitas organisasi, dan tanggung jawab pihak ketiga. Misalnya, jika bencana alam melanda gedung perkantoran bisnis Anda dan merusak peralatan atau data, hal ini dapat mengakibatkan kerugian finansial serta publisitas buruk bagi perusahaan Anda.

Melacak Kemajuan

Tinjau kemajuan secara teratur untuk menentukan apakah Anda memenuhi tujuan dan sasaran Anda. Ini mungkin termasuk mengukur seberapa efektif rencana manajemen risiko dalam mengurangi kemungkinan hasil negatif. Anda juga harus meninjau secara berkala proses yang telah diterapkan untuk mengelola risiko, serta informasi baru tentang mereka untuk memastikan bahwa Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Tinjau penilaian risiko setidaknya setiap tiga bulan. Melakukan ini akan memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian seperlunya, dan juga memberi Anda kesempatan untuk memperbarui rencana Anda secara keseluruhan saat risiko atau ancaman baru berkembang.

Tinjau rencana mitigasi risiko Anda secara berkala untuk memastikannya masih efektif. Ini harus mencakup meninjau potensi dampak dari setiap risiko pada bisnis Anda, serta setiap perubahan lingkungan yang dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk mengelola risiko tersebut. Jika Anda menemukan bahwa tindakan tertentu tidak berhasil atau tidak efektif lagi, ubah dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Peningkatan dan Kontrol

Menerapkan peningkatan dan kontrol adalah proses yang berkelanjutan. Jika Anda mengidentifikasi risiko yang tidak dikelola dengan baik, terapkan peningkatan atau kontrol untuk mengatasinya. Penting untuk meninjau efektivitas rencana manajemen risiko Anda secara teratur dan membuat perubahan sesuai kebutuhan. Tinjau dan nilai efektivitas proses manajemen risiko Anda:

• Seberapa baik mereka bekerja dalam praktik
• Perubahan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya untuk memastikan bahwa Anda memiliki cadangan yang dapat memberikan produk atau layanan saat diperlukan

Jika Anda telah mengidentifikasi risiko tertentu sebagai probabilitas rendah tetapi berdampak tinggi, maka ambil langkah-langkah untuk mengatasinya agar tidak terjadi. Misalnya, jika Anda khawatir pusat data Anda banjir atau tersambar petir dan kehilangan daya, pertimbangkan untuk menerapkan sumber daya alternatif jika terjadi peristiwa seperti itu. Jika Anda menemukan bahwa tindakan tertentu tidak cukup efektif untuk mengatasi risiko, inilah saatnya untuk menerapkan perbaikan atau pengendalian. Jika pemasok cadangan tidak dapat memenuhi kebutuhan mereka, carilah pemasok lain yang bisa.

Siapa yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko?

Semua anggota tim memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko dan mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. Manajer proyek harus terlibat dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko, serta memberikan pembaruan tentang status upaya ini. Jika Anda bekerja dari jarak jauh dengan perangkat lunak manajemen proyek virtual seperti Basecamp atau Smartsheet, Anda dapat menetapkan tugas yang terkait dengan manajemen risiko langsung kepada anggota tim.

Pemilik dan pemangku kepentingan risiko

Penting untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko dan bagaimana risiko tersebut akan diidentifikasi. Dalam beberapa organisasi, individu atau tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proyek mungkin juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi semua risiko yang terkait dengannya. Di organisasi lain, identifikasi risiko ditangani oleh grup atau departemen terpisah dalam TI atau operasi. Dan apa yang mereka tanggung jawab untuk lakukan?

Anda adalah.Sebagai pemilik atau manajer bisnis, Anda bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko dan mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. Anda tidak dapat mengharapkan anggota tim atau rekan lain Anda melakukan ini sendiri — mereka tidak tahu apa yang penting bagi Anda atau bagaimana mereka harus mengurangi risiko. Jawaban untuk ini tergantung pada organisasi Anda. Di perusahaan yang lebih kecil, CEO atau CFO mungkin bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko dalam bisnis mereka. Namun, dalam organisasi yang lebih besar, manajemen risiko seringkali merupakan tanggung jawab bersama di antara banyak departemen dan tingkat manajemen yang berbeda. Misalnya, di beberapa organisasi, departemen keuangan akan mengidentifikasi risiko keuangan yang dapat berdampak pada laba perusahaan.

Apa yang membuat manajer risiko yang baik?

Manajer risiko yang baik bersifat objektif dan analitis. Mereka melihat fakta dan data, bukan emosi atau opini. Manajer risiko yang baik tahu bahwa tidak ada jalan pintas dalam hal mengelola risiko secara efektif — Anda harus melakukan pekerjaan. Mereka juga memahami bahwa manajemen risiko bukan hanya tentang menghindari kerugian, tetapi juga tentang memanfaatkan peluang. Manajer risiko yang baik adalah seseorang yang tidak hanya dapat mengidentifikasi risiko tetapi juga mengambil tindakan untuk menguranginya.

Manajemen risiko adalah proses berkelanjutan yang membutuhkan kewaspadaan dan perhatian terus-menerus. Manajer risiko terbaik akan secara teratur meninjau program mereka untuk memastikan kontrol yang ada masih berfungsi sebagaimana mestinya dan harus dihapus ketika tidak lagi diperlukan. Ada banyak kompetensi yang perlu dikuasai oleh manajer risiko:

• Memiliki pengetahuan tentang risiko apa yang terkait dengan organisasi dan operasinya.
• Pahami dampak risiko tersebut pada kemampuan mereka untuk memenuhi tujuan dan memenuhi misi mereka.
• Mampu memprioritaskan risiko yang paling signifikan berdasarkan probabilitas dan dampak.
• Berpikir di luar kotak dan mengatasi risiko yang tidak terlihat di permukaan.
• Analisis situasi dari semua sudut dan identifikasi potensi masalah sebelum terjadi. Ini termasuk melihat semua aspek organisasi, termasuk budaya, kebijakan, dan prosedurnya.
• Lihat ke depan — mengantisipasi risiko di masa depan, dan mengambil langkah-langkah sekarang untuk mengatasi potensi masalah tersebut.

Kesimpulan

Manajemen risiko penting dan harus dilakukan di awal siklus hidup proyek. Penting juga untuk dipahami bahwa meskipun manajemen risiko dapat menjadi cara yang efektif untuk mengatasi potensi masalah, itu tidak menjamin bahwa masalah tersebut tidak akan pernah terjadi. Misalnya, jika Anda telah mengidentifikasi risiko banjir di pusat data Anda dan menerapkan sumber daya cadangan untuk membantu mencegah kehilangan daya, ini tidak berarti Anda tidak akan pernah kehilangan daya karena banjir; Itu hanya berarti bahwa jika itu terjadi, akan berkurang dampak pada bisnis Anda.

Dengan meluangkan waktu lebih awal dan sering untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko proyek Anda, Anda akan dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang cara melangkah maju. Jika Anda tidak melakukan ini, kemungkinan besar sesuatu yang tidak terduga akan terjadi di kemudian hari dalam proyek yang akan menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang dapat Anda cegah dengan bersikap proaktif.

Manajemen risiko dapat menjadi alat yang efektif untuk meningkatkan kinerja organisasi Anda. Ini membantu menyediakan lingkungan yang lebih stabil untuk pengambilan keputusan dan meningkatkan kemungkinan proyek akan memenuhi tujuannya.

Penting juga untuk diingat bahwa manajemen risiko adalah proses yang berkelanjutan, bukan peristiwa satu kali. Sangat mudah untuk terjebak dalam kegembiraan proyek Anda dan melupakannya, tetapi awasi risiko baru saat mereka muncul dan pastikan Anda mengatasinya dengan tepat. Semakin dini Anda dapat mengidentifikasi dan mengelola risiko, semakin baik proyek Anda. Selain itu, ketika Anda mengidentifikasi risiko, penting untuk menentukan jenis strategi pengendalian atau mitigasi apa yang sesuai untuk mengatasi risiko tersebut.

Terakhir, pastikan bahwa kontrol ada sebelum Anda mulai menerapkan perubahan pada proyek Anda atau membuat keputusan tentang cara menangani situasi tertentu. Rencana manajemen perubahan proyek adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana Anda akan menerapkan perubahan pada proyek Anda, siapa yang akan terlibat dalam proses tersebut, dan langkah apa yang akan diambil untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Penting bagi semua orang di tim Anda untuk memahami bagaimana perubahan akan dilakukan karena ini membantu mengurangi kebingungan atau miskomunikasi yang mungkin timbul selama implementasi.